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Private Client · Diligência e relatórios

Diligência prévia, documentação e relatórios para escritórios familiares

Uma lista de verificação que o comitê pode consultar, uma sala de dados que ele controla e relatórios emitidos conforme um cronograma

Para um escritório familiar, a diligência prévia é tanto um exercício de documentação quanto uma investigação. Não basta saber que o telhado está em boas condições; o comitê precisa do relatório que confirma isso, arquivado onde o auditor possa encontrá-lo, com uma data e um nome. Esta página apresenta a lista de verificação que a BreakThru Realty aplica a todos os imóveis de South Florida considerados por um escritório, como os resultados são organizados na sala de dados, como os relatórios são enviados ao escritório e por quanto tempo tudo é mantido.

BreakThru Realty · Fundador e Corretor responsável: Tyson E. Sam, Licença da Florida 3565210

Solicitar a lista de verificação · Nosso padrão de privacidade

A lista de verificação antes do contrato

A lista abaixo é o escopo padrão para cada candidato, residencial ou de investimento, e o escritório pode acrescentar itens. A maioria dos itens é solicitada no dia em que um imóvel entra na lista de finalistas, e não após o contrato, porque descobrir uma licença em aberto ou uma multa por infração de código não paga é mais barato antes de uma oferta do que durante um período de inspeção. Cada item tem um responsável, uma data de vencimento e um local na sala de dados, e a página de status na sala de dados mostra quais foram concluídos, quais estão pendentes e quais identificaram algo que o comitê precisa ver.

  • Compromisso de título, com cada exceção analisada e explicada
  • Levantamento topográfico, comparado ao compromisso de título e às linhas das cercas
  • Histórico de licenças, incluindo licenças em aberto e expiradas
  • Infrações de código em aberto e gravames municipais, com base em uma busca de gravames em cada cidade
  • Documentos da associação, orçamentos, atas de reuniões e estudos de reservas
  • Histórico de sinistros de seguro do imóvel, com as datas e as causas dos prejuízos
  • Determinação da zona de inundação e certificado de elevação
  • Relatórios de mitigação contra ventos e de inspeção de quatro pontos

Título, levantamento topográfico e o que o cartório registrou

O compromisso de título lista o que a seguradora não cobrirá, e é nessa lista que estão os problemas: servidões que atravessam o lote, restrições de uma planta registrada décadas atrás, um gravame de um empreiteiro, uma ação lis pendens decorrente de uma disputa não mencionada pelo vendedor. A corretora analisa cada exceção com o advogado do escritório e pergunta ao agente de fechamento o que seria necessário para removê-la. Em seguida, o levantamento topográfico é sobreposto ao compromisso para verificar se o muro de contenção, o cais, a tela da piscina ou a cerca viva estão onde os documentos indicam que podem estar, pois uma invasão do terreno do vizinho ou de uma servidão de utilidade pública é um ponto de negociação antes do fechamento e uma ação judicial depois dele.

Licenças, infrações de código e buscas por gravames municipais

As cidades de South Florida mantêm seus próprios registros de licenças, e obras realizadas sem licença, ou uma licença aberta e nunca encerrada, acompanham o imóvel até o próximo proprietário. Uma busca por gravames municipais, solicitada a cada cidade e condado, identifica licenças em aberto, processos de fiscalização de código, saldos de serviços públicos não pagos e avaliações especiais que uma busca de título, sozinha, não mostrará. Em uma casa mais antiga, o histórico de licenças também responde se o telhado, o serviço elétrico, o cais e a piscina foram feitos legalmente, o que importa tanto para a seguradora quanto para o escritório. Qualquer item em aberto se torna uma condição contratual: o vendedor encerra a licença, paga a multa ou concede um crédito ao escritório, e a corretora confirma isso por escrito antes da data de fechamento.

Registros da associação e relatórios do apartamento

Para um apartamento ou uma casa governada por uma associação, o escritório recebe a declaração, o estatuto, as regras, o orçamento atual, as demonstrações financeiras mais recentes, um ano de atas do conselho e a folha de perguntas e respostas exigida pela Florida, e a corretora analisa esses documentos em busca de limites para aluguel, procedimentos de aprovação, litígios pendentes e avaliações planejadas. Para edifícios com três ou mais andares habitáveis, a inspeção estrutural de marco e o estudo de reservas para a integridade estrutural são analisados primeiro, pois indicam quanto o edifício precisará gastar e quando. As atas costumam revelar mais do que o orçamento, pois registram sobre o que o conselho está discutindo antes que isso se torne uma rubrica.

Histórico de seguros, inundação e ventos

O histórico de sinistros de um imóvel pode ser obtido com a cooperação do vendedor e analisado em busca de padrões: um vazamento no telhado comunicado duas vezes, um dano causado por água proveniente da unidade acima, um sinistro de tempestade que foi pago e talvez não tenha sido totalmente reparado. A determinação da zona de inundação e o certificado de elevação estabelecem a posição do piso mais baixo em relação à elevação da inundação-base, o que influencia o prêmio contra inundação e, às vezes, as exigências do credor se houver dívida envolvida; nesse caso, o escritório deve consultar um credor hipotecário sobre o que o binder precisa apresentar. O relatório de mitigação contra ventos registra o formato do telhado, a proteção das aberturas e as conexões entre o telhado e as paredes, cada um dos quais influencia o prêmio contra ventos. Os três documentos são enviados ao corretor de seguros do escritório antes do término do período de inspeção.

A sala de dados

Todos os documentos da lista de verificação são colocados em uma estrutura de pastas aprovada pelo escritório desde o início, com uma pasta principal por ativo e as mesmas subpastas em cada uma, para que o advogado, o CPA, o corretor de seguros e o comitê encontrem a mesma coisa no mesmo lugar em todos os imóveis. O acesso é feito por usuário identificado, o escritório pode adicionar e remover pessoas por conta própria, os documentos são compartilhados por link em vez de anexo e cada arquivo mantém seu histórico de versões, para que um levantamento topográfico revisado não substitua silenciosamente o original. O escritório é proprietário da sala; se o contrato de prestação de serviços terminar, a sala permanece com o escritório e o acesso da corretora é retirado.

Como os relatórios são emitidos e por quanto tempo são mantidos

O resumo da diligência prévia é um relatório escrito, não uma conversa: o que foi solicitado, o que foi recebido, o que isso significa, o que a corretora recomenda e o que permanece pendente, emitido nos momentos definidos pelo escritório, geralmente na seleção de finalistas, ao final do período de inspeção e antes do fechamento. A legislação de licenciamento da Florida exige que uma corretora mantenha seus registros de transação por pelo menos cinco anos após o fechamento, e o grupo os mantém durante a vigência do contrato de prestação de serviços e por mais tempo quando o escritório solicita, na mesma sala de dados, para que um auditor ou um administrador fiduciário sucessor possa ver, anos depois, o compromisso de título, o levantamento topográfico e os relatórios de inspeção nos quais a decisão se baseou.

Nosso padrão de privacidade

Um acordo de confidencialidade antes da primeira conversa
Basta solicitar, e um acordo mútuo de confidencialidade será enviado a você ou ao seu representante antes que qualquer detalhe seja compartilhado; ele abrange todos na imobiliária que trabalham no arquivo.
Seu nome fica fora do nosso marketing
A BreakThru Realty não usa o nome, a imagem, a equipe ou a transação de um cliente em sua publicidade, redes sociais, site ou imprensa, antes ou depois do fechamento, a menos que o cliente solicite isso por escrito.
Visitas com hora marcada somente para compradores verificados
Quando você vende, seu imóvel é mostrado somente a compradores cuja identidade e comprovante de fundos ou pré-aprovação tenham sido verificados, com hora marcada e com os itens pessoais e as fotografias guardados previamente.
Endereço ocultado da exibição na internet quando permitido pela MLS
O vendedor pode solicitar que o endereço de um anúncio seja mantido fora dos sites voltados aos consumidores, dentro das regras do serviço de listagem múltipla, e que as fotografias internas não mostrem nada pessoal.
Um único ponto de contato
Um único contato nomeado na imobiliária administra o arquivo, para que seus dados não sejam repassados pelo escritório.
Trabalhamos por meio das pessoas que você indicar
Se você preferir que trabalhemos com seu corretor, gerente, gerente de negócios, advogado ou family office, esse será o canal que usaremos, e nada será enviado a outro lugar.
Documentos por link seguro, transferências confirmadas por telefone
Os arquivos são compartilhados por link seguro, e não como anexos abertos de e-mail, e as instruções para transferências bancárias são sempre confirmadas por uma ligação para um número conhecido antes que qualquer dinheiro seja movimentado.

Solicitar a lista de verificação

Conte-nos o que você precisa, o prazo e como gostaria de ser contatado: diretamente ou por meio do seu corretor, gerente, gerente de negócios ou advogado. Você não precisa informar o nome de um cliente para começar, e um acordo de confidencialidade pode ser firmado antes que qualquer detalhe seja compartilhado.

Direto e confidencial: (786) 914-1017 · sales@breakthrurealty.com

Perguntas que recebemos

O que é uma busca por gravames municipais e por que ela importa em South Florida?
É uma solicitação feita a cada cidade e condado com jurisdição sobre o imóvel para identificar licenças em aberto, processos de fiscalização de código, saldos de serviços públicos não pagos e avaliações especiais. Uma busca de título não mostrará a maioria desses itens, mas eles se vinculam ao imóvel e passam ao comprador. A corretora solicita uma para cada candidato na fase de seleção de finalistas, para que um problema se torne uma condição contratual em vez de uma surpresa no fechamento.
Quais relatórios de apartamentos um escritório familiar deve analisar antes de comprar uma unidade na Florida?
A inspeção estrutural de marco e o estudo de reservas para a integridade estrutural de edifícios com três ou mais andares habitáveis, o orçamento atual e as demonstrações financeiras, um ano de atas do conselho e a declaração e as regras sobre limites para aluguel e procedimentos de aprovação. Juntos, eles mostram quanto o edifício precisará gastar, quando e se a unidade pode ser usada conforme a intenção do escritório.
Como a corretora compartilha os documentos de diligência prévia com nosso advogado e nosso comitê?
Por meio de uma sala de dados de propriedade do escritório, com uma pasta por ativo e a mesma estrutura em cada uma, acesso concedido por nome, documentos compartilhados por link em vez de anexo e histórico de versões mantido em cada arquivo. O escritório adiciona e remove pessoas por conta própria e, quando o contrato de prestação de serviços termina, a sala permanece com o escritório e o acesso da corretora é removido.
Por quanto tempo os registros de transações são mantidos após um fechamento?
A legislação de licenciamento da Florida exige que uma corretora mantenha seus registros de transações por pelo menos cinco anos após o fechamento, e o grupo de escritórios familiares os mantém na sala de dados durante a vigência do contrato de prestação de serviços e por mais tempo quando o escritório solicita, para que um auditor, um administrador fiduciário sucessor ou um novo controller possa consultar os documentos nos quais uma decisão anterior se baseou, sem precisar reconstruí-los.
Os próprios engenheiros e consultores do escritório podem ser adicionados ao processo de diligência prévia?
Sim, e muitas vezes devem ser. A corretora coordena o engenheiro estrutural, o empreiteiro marítimo, o corretor de seguros ou o consultor ambiental do escritório juntamente com seus próprios inspetores, agenda-os durante o período de inspeção e arquiva seus relatórios na sala de dados, seguindo a mesma estrutura. O escritório paga seus consultores diretamente e a corretora não recebe nada deles.

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