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Private Client · Diligence et rapports

Diligence, documentation et rapports pour les family offices

Une checklist que le comité peut consulter, une data room qu’il contrôle et des rapports remis selon un calendrier

Pour un family office, la diligence repose autant sur la documentation que sur l’investigation. Il ne suffit pas de savoir que le toit est en bon état ; le comité a besoin du rapport qui le confirme, classé là où l’auditeur peut le trouver, avec une date et un nom. Cette page présente la checklist que BreakThru Realty applique à chaque bien immobilier de South Florida qu’un family office envisage, la façon dont les résultats sont organisés dans la data room, la manière dont les rapports sont remis au family office et la durée de conservation de l’ensemble.

BreakThru Realty · Fondateur et courtier attitré : Tyson E. Sam, Licence Florida 3565210

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La checklist, avant le contrat

La liste ci-dessous constitue le périmètre standard pour chaque bien immobilier candidat, résidentiel ou d’investissement, et le family office peut l’élargir. La plupart des vérifications sont commandées le jour où un bien est présélectionné, plutôt qu’après la signature du contrat, car découvrir un permis ouvert ou une amende municipale impayée coûte moins cher avant une offre que pendant une période d’inspection. Chaque élément a un responsable, une date d’échéance et un emplacement dans la data room ; la page de suivi de la data room indique lesquels sont terminés, lesquels restent en attente et lesquels ont révélé un élément que le comité doit examiner.

  • Engagement de titre, avec chaque exception examinée et expliquée
  • Relevé topographique, comparé à l’engagement de titre et aux limites des clôtures
  • Historique des permis, y compris les permis ouverts et expirés
  • Infractions au code encore ouvertes et privilèges municipaux, à partir d’une recherche de privilèges auprès de chaque ville
  • Documents de l’association, budgets, procès-verbaux des réunions et études des réserves
  • Historique des sinistres du bien immobilier, avec les dates et les causes des dommages
  • Détermination de la zone inondable et certificat d’élévation
  • Rapports d’atténuation des risques liés au vent et d’inspection en quatre points

Titre, relevé topographique et documents enregistrés par le greffe

L’engagement de titre énumère ce que l’assureur ne couvrira pas, et c’est dans cette liste que se trouvent les problèmes : servitudes qui traversent la parcelle, restrictions issues d’un plan cadastral enregistré il y a des décennies, privilège d’un entrepreneur, litispendance liée à un différend que le vendeur n’a pas signalé. Le courtier examine chaque exception avec l’avocat du family office et demande à l’agent de clôture ce qu’il faudrait faire pour la supprimer. Le relevé topographique est ensuite superposé à l’engagement afin de vérifier si le mur de protection contre la mer, le quai, l’enclos de piscine ou la haie se trouvent là où les documents l’autorisent, car une empiétement sur le terrain d’un voisin ou dans une servitude de services publics est un point à négocier avant la clôture et peut devenir un litige après celle-ci.

Permis, infractions au code et recherches de privilèges municipaux

Les villes de South Florida tiennent leurs propres registres de permis, et les travaux réalisés sans permis, ou avec un permis ouvert puis jamais clôturé, suivent le bien immobilier jusqu’à son prochain propriétaire. Une recherche de privilèges municipaux, commandée auprès de chaque ville et comté, révèle les permis ouverts, les dossiers d’application du code, les soldes de services publics impayés et les évaluations spéciales qu’une simple recherche de titre ne fera pas apparaître. Pour une maison plus ancienne, l’historique des permis indique également si le toit, le branchement électrique, le quai et la piscine ont été réalisés légalement, ce qui importe autant à l’assureur qu’au family office. Tout élément ouvert devient une condition du contrat : le vendeur clôture le permis, paie l’amende ou accorde un crédit au family office, et le courtier le confirme par écrit avant la date de clôture.

Dossiers de l’association et rapports de copropriété

Pour une copropriété ou une maison régie par une association, le family office reçoit la déclaration, les statuts, le règlement, le budget actuel, les états financiers les plus récents, les procès-verbaux du conseil d’administration d’une année et la fiche de questions-réponses exigée par Florida ; le courtier les examine pour repérer les limites de location, les procédures d’approbation, les litiges en cours et les évaluations spéciales prévues. Pour les immeubles de trois étages habitables ou plus, l’inspection structurelle de référence et l’étude des réserves pour l’intégrité structurelle sont examinées en premier, car elles indiquent ce que l’immeuble devra dépenser et à quel moment. Les procès-verbaux sont souvent plus révélateurs que le budget, puisqu’ils consignent les sujets sur lesquels le conseil débat avant qu’ils ne deviennent un poste budgétaire.

Historique d’assurance, inondations et vent

L’historique des sinistres d’un bien immobilier peut être obtenu avec la coopération du vendeur et examiné pour y déceler des tendances : une fuite de toit déclarée deux fois, un dégât des eaux provenant de l’unité située au-dessus, ou un sinistre dû à une tempête qui a été indemnisé mais n’a peut-être pas été entièrement réparé. La détermination de la zone inondable et le certificat d’élévation établissent la position du niveau le plus bas par rapport à l’élévation de base des crues, ce qui détermine la prime d’assurance contre les inondations et parfois les exigences du prêteur si une dette est concernée ; dans ce cas, le family office devrait consulter un prêteur hypothécaire sur les éléments que le dossier d’assurance doit présenter. Le rapport d’atténuation des risques liés au vent indique la forme du toit, la protection des ouvertures et les raccordements entre le toit et les murs, chacun de ces éléments influant sur la prime contre le vent. Les trois documents sont transmis au courtier d’assurance du family office avant la fin de la période d’inspection.

La data room

Chaque document de la checklist est placé dans une structure de dossiers approuvée par le family office dès le départ, avec un dossier principal par actif et les mêmes sous-dossiers dans chacun d’eux, afin que l’avocat, le CPA, le courtier d’assurance et le comité puissent trouver les mêmes documents au même endroit pour chaque bien immobilier. L’accès est accordé à des utilisateurs nommément désignés ; le family office peut lui-même ajouter et retirer des personnes, les documents sont partagés par lien plutôt que par pièce jointe et chaque fichier conserve son historique des versions afin qu’un relevé topographique révisé ne remplace pas discrètement l’original. Le family office est propriétaire de la data room ; si la mission prend fin, la data room reste au family office et l’accès du courtier est retiré.

Comment les rapports sont remis et combien de temps ils sont conservés

La synthèse de la diligence est un rapport écrit, et non une conversation : ce qui a été commandé, ce qui a été reçu, ce que cela signifie, ce que le courtier recommande et ce qui reste en suspens. Elle est remise aux étapes définies par le family office, généralement lors de la présélection, à la fin de la période d’inspection et avant la clôture. La législation sur les licences de Florida exige qu’un courtier conserve ses dossiers de transaction pendant au moins cinq ans après la clôture, et le groupe les conserve pendant toute la durée de la mission et plus longtemps lorsque le family office le demande, dans la même data room, afin qu’un auditeur ou un trustee successeur puisse voir, des années plus tard, l’engagement de titre, le relevé topographique et les rapports d’inspection sur lesquels la décision a été prise.

Notre norme de confidentialité

Un accord de confidentialité avant le premier échange
Sur demande, un accord de confidentialité réciproque vous est envoyé, à vous ou à votre représentant, avant que le moindre détail ne soit communiqué, et il couvre toutes les personnes de l’agence qui travaillent sur le dossier.
Votre nom ne figure pas dans notre communication
BreakThru Realty n’utilise pas le nom, l’image, l’équipe ou la transaction d’un client dans sa publicité, ses réseaux sociaux, son site Web ou ses relations presse, avant ou après la clôture, sauf si le client en fait la demande par écrit.
Visites sur rendez-vous, uniquement avec des acheteurs vérifiés
Lorsque vous vendez, votre maison est présentée uniquement à des acheteurs dont l’identité et la preuve de fonds ou la Préapprobation ont été vérifiées, sur rendez-vous, après avoir rangé les effets personnels et les photographies.
Adresse non affichée sur Internet lorsque le MLS le permet
Un vendeur peut demander que l’adresse d’une annonce ne figure pas sur les sites destinés aux consommateurs, dans le respect des règles du service d’annonces multiples, et que les photographies intérieures n’incluent aucun élément personnel.
Un seul interlocuteur
Un interlocuteur unique et nommé au sein de l’agence gère le dossier, afin que vos informations ne circulent pas dans les bureaux.
Nous travaillons avec vos représentants
Si vous préférez que nous traitions avec votre agent, votre manager, votre directeur commercial, votre avocat ou votre family office, c’est par ce canal que nous communiquerons, et rien ne sera envoyé ailleurs.
Documents par lien sécurisé, virements confirmés par téléphone
Les dossiers sont partagés par lien sécurisé plutôt que sous forme de pièces jointes ouvertes, et les instructions de virement sont toujours confirmées par un appel téléphonique à un numéro connu avant tout transfert de fonds.

Demander la checklist

Dites-nous ce dont vous avez besoin, le calendrier souhaité et la manière dont vous souhaitez être contacté : directement ou par l’intermédiaire de votre agent, manager, directeur commercial ou avocat. Vous n’avez pas besoin de donner le nom d’un client pour commencer, et un accord de confidentialité peut être conclu avant tout partage de détails.

Direct et confidentiel : (786) 914-1017 · sales@breakthrurealty.com

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce qu’une recherche de privilèges municipaux et pourquoi est-elle importante dans South Florida ?
Il s’agit d’une demande adressée à chaque ville et comté compétent pour le bien immobilier afin d’identifier les permis ouverts, les dossiers d’application du code, les soldes de services publics impayés et les évaluations spéciales. Une recherche de titre ne révélera pas la plupart de ces éléments, alors qu’ils grèvent le bien immobilier et sont transmis à l’Acheteur. Le courtier en commande une pour chaque bien candidat lors de la présélection afin qu’un problème devienne une condition du contrat plutôt qu’une surprise à la clôture.
Quels rapports de copropriété un family office doit-il examiner avant d’acheter une unité en Florida ?
L’inspection structurelle de référence et l’étude des réserves pour l’intégrité structurelle des immeubles de trois étages habitables ou plus, le budget actuel et les états financiers, les procès-verbaux du conseil d’administration d’une année, ainsi que la déclaration et le règlement concernant les limites de location et les procédures d’approbation. Ensemble, ces documents indiquent ce que l’immeuble devra dépenser, à quel moment, et si l’unité peut être utilisée comme le family office l’envisage.
Comment le courtier partage-t-il les documents de diligence avec notre avocat et notre comité ?
Par l’intermédiaire d’une data room appartenant au family office, avec un dossier par actif et la même structure dans chacun d’eux, un accès accordé nominativement, des documents partagés par lien plutôt que par pièce jointe et un historique des versions conservé pour chaque fichier. Le family office ajoute et retire lui-même les personnes et, lorsque la mission prend fin, la data room reste au family office et l’accès du courtier est retiré.
Combien de temps les dossiers de transaction sont-ils conservés après une clôture ?
La législation sur les licences de Florida exige qu’un courtier conserve ses dossiers de transaction pendant au moins cinq ans après la clôture, et le groupe dédié aux family offices les conserve dans la data room pendant toute la durée de la mission et plus longtemps lorsque le family office le demande, afin qu’un auditeur, un trustee successeur ou un nouveau contrôleur puisse consulter les documents sur lesquels reposait une décision passée sans devoir les reconstituer.
Les ingénieurs et consultants du family office peuvent-ils être ajoutés au processus de diligence ?
Oui, et ils devraient souvent l’être. Le courtier coordonne l’ingénieur en structure, l’entrepreneur maritime, le courtier d’assurance ou le consultant en environnement du family office avec ses propres inspecteurs, les planifie pendant la période d’inspection et classe leurs rapports dans la data room selon la même structure. Le family office paie directement ses consultants et le courtier ne reçoit aucune rémunération de leur part.

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