Partenariats de recommandation entre agences immobilières dans South Florida
Un accord permanent entre courtiers pour les agences qui adressent des clients en Florida, avec un partenaire qui vous adresse des clients en retour
Si votre agence adresse des clients en Florida plus qu’occasionnellement, établir un nouvel accord de recommandation pour chacun d’eux est lent et source d’erreurs. BreakThru Realty propose aux autres agences un accord de recommandation permanent : un ensemble de conditions que votre courtier examine une seule fois, une courte confirmation pour chaque client, des rapports que votre agence peut archiver, et des recommandations qui vous sont adressées lorsque nos clients quittent South Florida.
Un accord permanent plutôt qu’une série d’accords ponctuels
Un accord de recommandation permanent fixe une fois pour toutes les conditions entre les deux agences : les honoraires, qui correspondent aux conditions standard publiées sur notre page du programme de recommandation ; les modalités et le moment du paiement ; la durée pendant laquelle un client recommandé reste rattaché à votre recommandation ; la procédure en cas de double recommandation d’un client ; et les modalités de résiliation de l’accord par l’une ou l’autre agence. Chaque recommandation individuelle fait ensuite l’objet d’une courte confirmation indiquant le nom du client, l’agent qui l’a recommandé et son besoin, signée avant que quiconque ne contacte le client. Vos agents n’ont plus à chercher des formulaires, votre courtier ne relit plus les mêmes clauses chaque mois, et les documents pour chaque client prennent quelques minutes plutôt qu’une série d’e-mails entre deux agences.
Conçu pour les directeurs de la mobilité et les coordinateurs de recommandations
Les grandes agences acheminent généralement les recommandations sortantes par l’intermédiaire d’une seule personne, qu’il s’agisse d’un directeur de la mobilité, d’un coordinateur de recommandations ou du courtier gérant. Nous travaillons avec cette structure, et non autour d’elle. Votre coordinateur dispose d’un seul contact chez BreakThru, le courtier responsable, et reçoit une copie du suivi de chaque client adressé par vos agences. Si une recommandation arrive dans le cadre d’un programme de mobilité d’entreprise, nous suivons les documents, le format de rapport et les règles de dépenses propres au programme, en parallèle de l’accord entre agences, et nous ne contactons pas le salarié transféré avant que le programme et les deux courtiers nous y aient autorisés.
Comment chaque recommandation est enregistrée
Chaque recommandation provenant d’une agence partenaire est enregistrée dans notre système de gestion des clients dès sa réception, avant l’attribution à un agent. C’est sur cette fiche que le paiement des honoraires est finalement établi ; elle est donc tenue avec précision, et votre coordinateur reçoit une confirmation qui lui correspond. Si deux recommandations désignent un jour le même client, les horodatages et les confirmations signées permettent aux courtiers de régler la question entre eux, sans jamais demander au client d’arbitrer.
- Date et heure de réception, et indication du mode d’envoi : formulaire, e-mail ou téléphone
- Agence recommandante, agent ou équipe recommandante, et coordinateur à mettre en copie
- Nom du client, coordonnées, besoin, secteur, fourchette de prix et calendrier
- Confirmation de recommandation signée et accord permanent auquel elle se rattache
- Agent BreakThru désigné et date du premier contact
Rendre compte à l’agence recommandante
Les agences partenaires reçoivent des rapports sous deux formes. L’agent recommandant est informé des étapes importantes au fur et à mesure par l’agent BreakThru qui accompagne le client. Votre coordinateur ou votre courtier reçoit périodiquement un récapitulatif de chaque recommandation ouverte provenant de vos agences, selon la fréquence prévue par l’accord permanent, indiquant la situation de chaque client : contacté, recherche active, sous contrat, transaction clôturée ou inactif avec le motif. À chaque clôture, nous envoyons le relevé de règlement et le détail du paiement afin que votre service comptable puisse rapprocher les honoraires du dossier. Lorsqu’un client cesse de répondre, cela est signalé comme tel, plutôt que de rester indiqué comme dossier ouvert.
Réciprocité : clients quittant South Florida
Les partenariats de recommandation fonctionnent mieux dans les deux sens. Lorsqu’un client de BreakThru quitte South Florida, nous avons pour pratique de l’adresser à une agence partenaire dans le marché où il se rend, dans le cadre du même type d’accord écrit entre courtiers, avec le même engagement : le client revient vers nous pour tout besoin dans notre marché. Avant d’adresser un client, nous vérifions quels agents de votre agence travaillent dans le secteur et la fourchette de prix correspondant à ses besoins, et le client choisit toujours lui-même son agent. Nous ne promettons pas un nombre de recommandations en retour, car personne ne peut honnêtement garantir où ses clients déménageront ; nous nous engageons à examiner votre agence en priorité lorsqu’elle couvre la destination du client.
Conformité des deux côtés de l’accord
En vertu du droit de Florida, le paiement s’effectue entre agences et repose sur un accord signé. Nous pouvons payer une agence agréée dans un autre État, mais il nous est interdit de payer une personne non agréée ; avant de signer un accord permanent, nous vérifions donc la licence de votre agence et sa situation auprès de l’autorité de réglementation de votre État. Nous demandons les documents dont notre service comptable a besoin pour effectuer le paiement et le déclarer correctement ; votre CPA ou conseiller fiscal peut confirmer les exigences qui s’appliquent à votre agence. Il appartient à votre courtier de confirmer les règles de votre État concernant la réception d’honoraires d’une agence de Florida. Les honoraires ne sont jamais facturés au client, et chaque client recommandé bénéficie des mêmes obligations de respect de l’égalité en matière de logement que toute autre personne qui nous contacte.
Équipes et agents multiples
L’accord permanent est conclu entre les deux agences ; il couvre donc tous les agents et toutes les équipes de votre agence, y compris ceux qui la rejoignent après sa signature. Chaque confirmation de recommandation désigne l’agent ou l’équipe à l’origine de la recommandation, et les honoraires sont versés à votre agence, qui les répartit en interne selon ses pratiques habituelles. Les responsables d’équipe peuvent être mis en copie des recommandations de leur équipe. Si deux de vos agents adressent le même client, nous en informons votre courtier et suivons ses instructions plutôt que de choisir nous-mêmes entre vos collaborateurs. De notre côté, chaque client recommandé a un seul agent BreakThru, et le courtier responsable répond de chaque dossier.
Étapes de mise en place
La mise en place d’un partenariat est rapide et ne se fait qu’une fois. Après le premier appel, l’essentiel du travail restant consiste pour votre courtier à examiner l’accord permanent et pour notre service comptable à réunir les éléments nécessaires pour vous payer. Nous remettons également à vos agents un récapitulatif d’une page indiquant les éléments à envoyer et ce que leurs clients peuvent attendre, afin que le partenariat ne dépende pas d’une seule personne dans votre agence qui se souviendrait de son fonctionnement. Ensuite, adresser un client se fait au moyen d’un formulaire ou d’un e-mail envoyé par n’importe quel agent de votre agence.
- Envoyer le formulaire de demande sur cette page ou appeler directement le courtier responsable
- Un appel pour convenir de la manière dont les recommandations nous parviendront et des personnes à mettre en copie dans les rapports
- L’accord de recommandation permanent envoyé à votre courtier pour examen et signature
- Vérification de la licence et des documents de paiement requis par notre service comptable
- Un guide succinct destiné à vos agents, indiquant les éléments à envoyer et ce que leurs clients peuvent attendre
- Votre première recommandation confirmée dans le cadre du nouvel accord
Commencer un partenariat
Parlez-nous de votre agence et des clients que vous adressez en Florida. Le courtier responsable répond sous un jour ouvré et vous envoie un accord permanent à examiner.
Appelez directement l’agence ou écrivez-lui : (786) 914-1017 · sales@breakthrurealty.com
Questions sur les recommandations
- Quelle est la différence entre un accord permanent et un accord de recommandation ponctuel ?
- Un accord ponctuel couvre un seul client. Un accord permanent fixe une fois pour toutes les conditions entre nos agences, puis chaque nouveau client est ajouté au moyen d’une courte confirmation signée. La protection de vos honoraires reste la même ; les documents à fournir pour chaque client sont beaucoup moins nombreux, et votre courtier n’examine les conditions qu’une seule fois.
- Les honoraires de recommandation sont-ils différents pour les agences partenaires ?
- Non. Les honoraires correspondent aux conditions standard publiées sur notre page du programme de recommandation. L’accord permanent permet simplement de consigner une fois les conditions par écrit pour toute votre agence, au lieu de les reformuler chaque fois que l’un de vos agents nous adresse un client.
- Adressez-vous des clients à notre agence en retour ?
- Lorsque votre agence couvre le marché où s’installe un client de BreakThru quittant South Florida, oui : nous avons pour pratique d’adresser ces clients à des agences partenaires dans le cadre d’un accord écrit. Nous ne promettons pas de volume, car nous ne pouvons pas savoir où nos clients déménageront, et le client choisit toujours son agent.
- Un seul directeur de la mobilité peut-il adresser des recommandations pour plusieurs de nos agences ?
- Oui. L’accord permanent est conclu avec votre agence, de sorte qu’un coordinateur peut envoyer des recommandations au nom de toute agence ou de tout agent couvert par cet accord. Chaque confirmation identifie l’agent à l’origine de la recommandation afin que la bonne personne soit créditée, et le coordinateur reçoit une copie des rapports pour chacun d’eux.
- Que se passe-t-il si un client recommandé échange déjà avec un agent de BreakThru ?
- Notre courtier attitré en informe votre courtier avant la signature de toute confirmation, puis les deux courtiers règlent la situation avant que quiconque ne contacte le client. Nous préférons résoudre ouvertement la situation dès le départ plutôt que d’avoir un désaccord concernant des frais au moment de la clôture.
- De quoi avez-vous besoin de notre part pour commencer ?
- Du nom de votre courtier attitré, des informations relatives à la licence de votre agence, de l’identité de la personne qui doit recevoir les rapports de recommandation et des documents de paiement demandés par notre service comptable. Le formulaire de demande sur cette page permet d’entamer la discussion, et le courtier attitré répond dans un délai d’un jour ouvrable.